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这两个工具能提高90%的管理效率,但80%老板不知道!

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这两个工具能提高90%的管理效率,但80%老板不知道!

从完成到完美的进修之路。

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  也许下面这个场景你很熟悉:

  你组织大家开会讨论,主题是“提高产品质量”,各个部门主管都积极发言,讲的东西也挺有建设性,你对大家的态度很满意,讨论结果是从“提高良品率”开始做起,你说不错,可以开始行动,会议结束。但是过几天你从外地出差回来,找部门经理小王问:项目跟进得怎么样了?

  小王说:最近忙着竞标,事情还没处理。你一顿责备,这个事情非常重要,在端午节放假前一定要处理。

  小王被你说了后,匆匆忙忙地开始做。过了两天后,跟你说,事情办好了,你一想,这小子不错,效率挺快。但是你一看,跟你想要的结果差距甚远。

  其实这个场景里面出现了两个管理的小事故:

  一个是,你安排的工作,小王没有去执行;另一个是,小王做完后,结果跟你要的不一样。很多企业的老板都会把问题归咎为小王的能力不足,但其实问题出在工作流程上。

  今天我想跟大家分享两个管理工具去避免这种现象。

 

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  第一套管理工具叫,PDCA循环。它是美国管理学大师戴明发明的,他认为,企业管理的核心是持续改进,而要做到持续改进就是要做到以下这四个方面的循环:

  第一个P,是Plan,计划的意思。你组织员工开会讨论就是一次计划,但商讨出的计划必须明确出责任人、具体行动和截止日期。

  第二个D,是Do,行动的意思。很多员工手头上都会有几件事情要处理,你必须跟员工明确事情的优先级,让他清楚事情的轻重缓急。

  第三个C,是Check,检查的意思。事情安排出去后,要在每一个具体的流程设置一个检查点,尤其要避免在项目前期出现错误,导致后面的事情无法开展。

  第四个A,是Act,处理的意思。在这里更恰当的解读应该是复盘,在完成计划的流程后,总结哪些是好的经验,可以拿来作为标准规则,没有解决的问题和处理得不够的地方,放到下一场PDCA循环中去持续改进。

  建立一个PDCA循环的管理制度,就可以避免员工不按照你的计划去执行、落实的尴尬。

 

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  而针对第二问题,有另一套管理工具,叫SMART原则。SMART原则是,美国马里兰大学管理学和心理学教授洛克所发明。而SMART原则讲的是这五个方面:

  第一个S是,Specific,具体的意思。要知道,清晰具体的工作任务是执行力的基础。回到上面的例子,“提高良品率”是我们的目的,那就必须细分为“采购新的生产设备”,“培训员工技能”等具体的行动。

  第二个M是,Measurable,可衡量的意思。事实上,“提高良品率”就是一个模糊的目标,而改为“提高良品率到95%”,这才有一个衡量的标准,当你的目标下达得越精准,你的员工执行得才会越彻底。

  第三个A,是Attainable,是可实现的意思。设置目标一定要在公司能力的范围内,例如你的企业现在的良品率只有90%,那么要一下子提升到99%就不实际了,得从95%开始一步一步来。

  第四个R,是Relevant ,是相关联的意思。这里应该理解为消除分歧,导致一个问题的产生,可能有几个方面的原因,要是你觉得是问题一,但是员工却觉得是问题二,这时候,就要讨论出一个统一的结果,才能把事情执行得更好。

  第五个T,Time-Based,有时间限制的意思。给任务加上一个截止日期,是为了员工避免拖延,让你可以定期检查。

  用好这两个管理工具,就能有效的解决前面的说的两个管理“小事故”。

 

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  但是,听完请不要急着就公司去推广这两个管理方法。因为这些概念,员工不一定都听得懂,极有可能学了一圈下来,又不了了之,最好的方法是要员工不知不觉地学会。那么这要怎么办呢?我给大家推荐一款协同工作的软件,协助你们更好地用这两个管理工具。

  协同软件是一个对项目跟踪管理的软件,根据项目的流程展开,以看板形式呈现。现在市面上免费的协同软件有很多,这里我以腾讯的TAPD为例,跟大家分享一下。打开TAPD软件,就类似一面白板,上面可以自由设置小的板块,我们根据PACD循环的流程,设置“计划”,“行动”,“完成”,“检查”这四个板块。

  然后根据SMART原则去拆分目标,比如目标是“提高良品率到95%”,细分出的第一条行动是“采购新的生产设备”,然后点击分配给小王负责,截止日期是2018年6月15号,再在行动上面备注一下要求,“需要德国进口,价格在10万以内”,然后把这个任务拖拉到“行动”板块,软件会自动提醒小王可以开始执行了。小王完成后,他只要点击任务成为,再拖拉到“完成”的板块,你也会收到提醒,简单明了。

  到了周五,你再把已完成的工作,拉到“检查”栏,大家开会讨论一下工作成果,做得好的,留言给员工点个赞,还需要改进的,再把任务拖回到“行动”栏,再重新去做,这就完成了一个PDCA循环。

  这样员工根本不需要培训什么管理方法,就自然而然能根据你的方法去执行。

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