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王健林、特斯拉CEO都在用这个方法提高效率,你一定要知道!

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王健林、特斯拉CEO都在用这个方法提高效率,你一定要知道!

缩短自己的时间颗粒度。

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  不知道你有没有一种这样的感觉?每天工作都像是在打仗一样,大小会议开个不停,一边回客户电话,一边回员工的微信,忙得焦头烂额。

  其实像这种情况,并不是你不会管理企业,而是你不会管理时间。今天跟大家分享几个时间管理的方法,希望能帮助你走出这种困境。做好时间管理,我们先找要出自己的核心工作。可以根据下面这个方法来梳理:

  首先,把脑海里所有要做的事情写在一张纸上,然后我们根据下面的问题去划分。

  第一:这件事情是两分钟内可以完成的吗?如果是,直接完成它,然后划掉这部分。

  第二:这件事情是我要做,还是可以安排给他人做呢?如果是可以安排给他人做的,我们把这些事情抽出来,列入一个“等待清单”,再设置一个截止时间,按时了解一下完成情况就行。

  第三:这件事情是现在就要做,还是以后某个时间段才做的?比如像下周一约了客户吃饭,这类事情抽出来,列入自己的日程表中。

  经过三个问题的划分,还留在纸上的就是我们必须现在要做的核心工作了。

  

 

  ▲《华丽的上班族》丨学会时间管理,避免自己忙得焦头烂额

 

  2

  找到自己的核心工作后,我们还要谨防之前安排出去的事情,又回到自己身上。请各位想想,有种情况是不是很熟悉?你把工作安排给了小王,但是没过多久小王就回来找你说,这个任务有这样那样的情况说了一堆,然后问,老板,我应该怎么办?

  如果你回答,“让我想想吧”,就等于把工作又揽回到自己身上。如果直接指导怎样办,就等于把责任揽回到自己身上了。而正确的做法是,你要回一句“你觉得呢”,引导小王自己去思考对策。

  小王也许会说“我就是不知道,才来请示您的”,你也可以回他一句:“你可以叫上小刘和小张一起讨论一下,拿出几个方案,下午过来给我看看。”

  这样就杜绝员工把工作甩回给你。

  一句“你觉得呢?”是让员工明白自己的工作要自己想对策,实在做不了主,也得想出几个方案,把问答题变成选择题再来找你。

  具体执行的时候还要注意这几个情况:

  第一,跟员工确定这个工作和责任是归属于他的,不要出现“他在等你,你在等他”的情况。

  第二,确定反馈时间,不能让他觉得有困难你又不管,最后不了了之。

  第三,控制员工找你沟通的次数,得让他进行最充分的头脑风暴,不能一点小问题就请示。

 

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  接下来,我们应该如何做好自己的核心工作呢?

  管理者的工作,既需要长时间专注,又经常会被员工的请示打断。人脑在工作中被打断,有时得最多15分钟才能重新专注。这就极大地影响了我们的工作效率。

  解决的办法是,把时间分成两部分。

  设置一段不被打扰的时间,关闭与外界的联系,用来处理需要深入思考的工作;另一部分为开放时间段,专门处理管理和与外界沟通的工作。

  那么这个“不被打扰的时间段”应该如何设置呢?

  第一,设置在一天中相对空闲的时间段,把对企业运作的影响降到最低。

  第二,在这段时间内,尽量关闭微信,电话调为静音,同时交代秘书,不是重要的事情不要打断你。

  第三,要求员工尽量用邮件、微信跟你交流,然后告知大家你会每25分钟处理一次。

  这样你就尽量兼顾了专注与管理的工作了。

  

 

  ▲达尔文和柴可夫斯基的时间版块划分

 

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  最后,我们再谈谈如何提高自己的工作效率?而最好的方法就是,缩短自己的时间颗粒度。

  时间颗粒度是什么呢?它是一个人安排时间的基本单位。例如有些人喜欢以天为单位来安排事情,有些人则习惯以小时来安排工作。

  时间颗粒度的长短会影响我们对时间的宽容度,以天为单位的人,一天浪费一两个小时会觉得很正常,以小时为单位的人,每小时浪费十几分钟也没觉得有什么。

  那你知道那些成功人士的时间颗粒度有多小吗?

  特斯拉的CEO的埃隆马斯克,他的时间颗粒度只有5分钟,例如他经常在开会途中吃午饭,时间就控制在5分钟之内。

  而王健林的时间颗粒度大约为15分钟,像他去会见海南省省长这么重要的人物,也就给15分钟时间。

 

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  那么我们如何通过缩短了时间颗粒度,来提高工作频率呢?

  我以跟员工开会举例,如果开会是按小时计算,员工就会觉得迟早几分钟无所谓,自己的提案有模糊的地方就想推到会上慢慢讨论。

  而如果以分钟计算,例如把时间控制在15分钟,那么他就必须非常准时,在开会前也会做足充分的准备,去掉不必要的事情讲重点。

  回顾今天的内容,找到自己的核心工作,防止给员工安排的工作甩回给自己,设置一个不被打扰的时间段,再缩短时间颗粒度提高效率,相信用好这四个方法,一定能带你走出时间管理的困境。

  管好自己的时间,也让我们管好自己的企业。

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